политика должной осмотрительности

Должная осмотрительность в 2020 году: готовим документы для налоговой

Каждый предприниматель знает, что при выборе контрагента каждый раз необходимо проявлять должную осмотрительность. Проще говоря — тщательно проверять будущего поставщика на надежность и на наличие реальной возможности выполнить условия предстоящей сделки. Парадокс заключается в том, что проверяют контрагента не столько для себя, сколько для отчета перед налоговой, чтобы проверка должной осмотрительности показала: фирма со всех сторон изучила контрагента на момент сделки, так что оснований для признания его фиктивным и доначислений НДС и штрафов нет.

На практике обычного изучения поставщиков недостаточно. Нужны доказательства для ФНС. Посмотрим, какие документы подтверждают должную осмотрительность в 2020 году.

Регламент должной осмотрительности

Как именно вы проверяете контрагентов? Такой вопрос вам зададут в ходе проверки и попросят подтвердить каждое слово. Если нет четкого плана и не установлена процедура проверки и алгоритм определения надежности налоговики могут любые ваши действия счесть недостаточными и неполными.

Чтобы проверяющие из ФНС не придирались и не могли использовать непроявление должной осмотрительности как аргумент для признания контрагента фиктивным, фирме необходимо доказать, что проверки проводятся четко по регламенту, и сотрудники выполнили каждый его пункт. И, разумеется, по каждому контрагенту должен быть список документов, подтверждающих тщательное изучение контрагента.

Регламент является локальным документом фирмы, принимается на общем собрании участников фирмы. Его основная цель – обеспечить понятную и полную проверку каждой компании, с которой планирует сотрудничать ваша организация.

Что должно быть в регламенте:

  • -подробно по пунктам расписаны действия по проверке контрагентов;
  • -указаны критерии их благонадежности;
  • -определены обязательные мероприятия по проверке;
  • -определены ответственные лица и отделы, отвечающие за каждый этап и мероприятие проверки;
  • -названы условия, при которых контрагент признается благонадежным и подходящим для начала сотрудничества.

Грамотно составленный регламент служит не только защитой от излишних претензий ФНС, но и помогает директору фирмы избежать единоличной ответственности при проверке НДС. Впрочем, регламент — действительно полезный документ, который не даст упустить ни одной мелочи при определении надежности будущих поставщиков.

Чтобы налоговики не могли придраться к двусмысленным или неконкретным формулировкам, рекомендуется пошагово расписать пункты проверочных мероприятий. Это можно сделать в приложении к регламенту. Например:

должная осмотрительность какие документы

Примерно такую же проверку мы рекомендуем проводить тем, кто планирует купить готовую фирму с лицензией ФСБ и хочет самостоятельно убедиться в качестве будущего ООО.

Статья по теме: Как проверить фирму перед покупкой

Где получить сведения для проверки

Мы рекомендуем использовать все возможные источники информации. Для большей достоверности весьма желательно пользоваться официальными источниками информации и запрашивать заверенные документы там, где это возможно. Даже если ваши просьбы останутся без ответа, письменный запрос о предоставлении той или иной информации или документов подтвердят налоговикам, что вы проявили должную осмотрительность и заботливость при проверке контрагента. Например:

  • -запросить копии устава и учредительных документов у будущего контрагента;
  • -запросить выписку из ЕГРЮЛ;
  • -запросить сведения о наличии актуальных лицензий, допусков, разрешений (официальные справки позволят убедиться, что лицензия не отозвана, не аннулирована, и организация вправе выполнять необходимые вам виды работ);
  • -проверить официальные базы данных: сервис ФНС «Прозрачный бизнес», реестр недобросовестных поставщиков в госзакупках, реестр Генпрокуратуры по лицам, привлеченным к адм. ответственности за коррупцию, базы данных судов и арбитражных судов и т.д.

Общую информацию можно получить, воспользовавшись онлайн-сервисами, которые парсят информацию с официальных ресурсов и предоставляют её по каждой фирме на отдельной странице. Это удобно и дает направления дальнейшей проверки. Примеры таких сервисов:

За честный бизнес
Rusprofile.ru
Kartoteka.ru

Запрошенные документы хранятся в печатном виде. Если вы работаете с электронными документами, их необходимо распечатать, проставив дату и подпись лица, проводившего проверку по данному пункту. То же самое с онлайн-сервисами и базами данных на официальных сайтах ФНС и судов: нужно сделать скриншоты экранов, распечатать их, указать дату распечатки и подпись проверяющего лица.

Таким образом, по каждой проверке контрагента в рамках должной осмотрительности у вас получится пакет документов, который вы приобщаете к отчету и сможете предъявить налоговой доказательства ответственного подхода к выбору поставщиков.

Как оформить отчет о проверке контрагента

Для предъявления налоговикам у вас наготове должны быть документы, подтверждающие то, что вы проявили должную осмотрительность при выборе контрагента. Список документов можно утвердить в том же регламенте и закрепить, что полный пакет документов должен быть по результатам каждой такой проверки.

Как определять надёжность контрагента

На практике мы используем балльную систему. Например, если в ходе проверки на наличие в перечне РНП выясняется, что контрагента в этом списке нет, по данному пункту присваивается 0 баллов. Если при проверке участия в судебных делах выясняется, что контрагент является ответчиком по делу о неисполнении обязательств или невыплате кредита и т.п., пункту присваивается 1 балл. По окончании проверки баллы по каждому пункту суммируются и показывают уровень риска сотрудничества с такой компанией.

Как быть, если других поставщиков нет, а проверка показала высокий уровень риска? В этом случае желательно «вывести из-под удара» директора фирмы и прописать коллективный порядок принятия решения о сотрудничестве. Например, комиссией, которая голосует по указанному вопросу после изучения отчета по должной осмотрительности. Если больше двух третей голосов «За» — сотрудничество допускается. Такие заседания должны протоколироваться и храниться как документы отчетности.

Итак, политика должной осмотрительности фирмы должна быть четко установлена отдельным регламентом. Этот документ помогает опровергнуть претензии ФНС о заключении фиктивных сделок, и, как следствие — избежать доначисления НДС и подозрений в уклонении от уплаты налогов. Грамотно составленный регламент и аккуратное ведение отчетности позволит вашей компании пройти налоговую проверку и избежать ответственности директора.

Хотите быстро начать бизнес в сфере реставрации или работы с гостайной? Мы поможем купить готовое ООО с лицензией Минкультуры или ФСБ, подходящее для участия в госзакупках. Консультации бесплатны. Звоните!

Заказать звонок

Трекбэк с Вашего сайта.

Комментарии (1)

  • Avatar

    Руслана

    |

    Почему же проявление должной осмотрительности оказывается одним из ключевых вопросов непосредственно для самого налогоплательщика? Потому что предпринимательская деятельность ведется на свой страх и риск. То есть негативные последствия, возникающие из-за неправильного выбора контрагента, тоже становятся риском налогоплательщика. А если при этом налоговый орган докажет отсутствие реальности операций (то есть фиктивность осуществленной сделки), то неизбежными будут и налоговые доначисления.

    Reply

Оставить комментарий